2019年度 EPA定期報告に関するよくある質問とその答え(FAQ)

全般

  • 定期報告の提出はどのようにして行えばよいですか?

    定期報告は機関・施設の「定期・随時報告担当者」として登録されている方に作業を行っていただく必要があります。
    報告提出までの流れは以下のとおりです。

    1. 機関・施設の担当者と候補者による厚労省様式への入力作業(機関・施設のご担当者より、候補者に対して、システム上に掲載される候補者用URL等を伝達してください。)
    2. 機関・施設担当者と候補者による厚労省様式への入力作業が完了したら、厚労省様式についてシステムより申請
    3. 機関担当者による法務省様式への入力作業(システムからダウンロードした様式に入力してください。様式は厚労省様式の入力事項確定後にダウンロード可能となります。)
    4. 機関担当者による法務省様式への入力作業が完了したら、法務省様式を印刷をして国際厚生事業団宛に郵送

    以上で定期報告の作業は完了いたします。
    各入力項目についての詳細については、本FAQのほか、システム上に掲載しているマニュアルもご参照ください。

  • 定期報告(厚労省様式、法務省様式)はいつから入力可能ですか?

    2020年1月1日からご入力可能です。

  • 定期報告はいつの時点の情報を記入すればよいですか?

    2020年1月1日時点の情報を記入してください。

  • 法務省様式と厚労省様式の作成は、機関ごとですか?施設ごとですか?

    厚労省様式は、受入れ施設ごとに作成をお願いいたします。
    法務省様式は、機関(法人)ごとに作成してください。1つの機関(法人)にて2つ以上の施設でEPA候補者を受け入れていたとしても、1つの機関(法人)で作成してください 。

  • 滞在延長した候補者についても、定期報告は必要ですか?

    通常の候補者と同様に提出をお願い致します。
    ただし、「研修の実施状況の報告」(看護:様式2-1、介護:2-2号)については、既に11月にご提出いただいているので、今回のご報告は「研修の実施状況の報告」以外のご報告となります。

  • 合格者についても、厚労省様式、法務省様式を作成する必要がありますか?

    合格者の厚労省様式の提出時期は在留期間の更新時に作成いただきますので、法務省様式のみご提出ください。

  • 帰国をした候補者(合格者)が対象者に含まれています。

    定期報告の対象者は「1月1日現在就労中の候補者(合格者)」です。
    すでに帰国していても、1月1日時点で就労している場合には、報告が必要になります。

  • 締め切りに間に合わなさそうです。

    締め切りは介護福祉士候補者(滞在延長者含む)・合格者、看護師滞在延長者・看護師合格者が1月20日、看護師候補者が2月20日と「受入れに関する告示指針」に定められています。締め切りまでに提出して下さい。

  • 厚労省様式で全て入力後に変更事項が生じた場合どうすれば良いですか?

    JICWELSにて一度確定状態を解除し、「差し戻し」のステータスに変更する必要がありますので、JICWELSの定期報告担当までご連絡ください。
    TEL:03-6206-1138 (平日9:30~18:00)

  • 画面が表示されません。

    Internet Explorer11以降がインストールされたPCをご使用ください。
    Internet Explorer10以前につきましては、2016年1月13日で既にサポートが打ち切られており、セキュリティ上の問題があります。Internet Explorer 11以降がインストールされたPCをご使用いただきますようお願い致します。

  • ログイン後、画面に厚労省様式の入力画面しか表示されません。法務省様式の入力はどうすればよいでしょうか?

    法務省様式は機関の定期・随時報告ご担当者としてご登録いただいたご担当者のみご入力いただきます。
    厚労省様式は機関・施設の定期・随時報告ご担当者としてご登録いただいたご担当者、双方にご入力いただけます。

  • 定期報告はすべてインターネット上で入力するのですか?

    厚労省様式はシステムでの入力となります。(一部システムでアップロードいただくか郵送するかを選択できる提出書類もございます。)
    法務省様式につきましては、入力後、捺印していただき、郵送してください。
    ※書類は住居地最寄の地方出入国在留管理官署にて在留期間更新の際、提出する必要がありますので、作成後、写しを保管しておくことをお勧めします。

  • 【看護】看護師滞在延長者と看護師候補者を受け入れているが締切日が違います。入力や書類の郵送について、どのように対応すればよいですか。

    締め切りは看護師滞在延長者・看護師合格者が1月20日、看護師候補者が2月20日と「受入れに関する指針」に定められています。締め切りまでに提出が必要です。
    なお、入力につきましては、滞在延長者と候補者の情報を別々にご入力いただけます。

  • アップロードが可能なデータの要領は何MBまでですか?(1MB=1000KB)

    1ファイルにつき、5MBまで可能です。
    5MBを超えてしまう場合は、容量を減らすため、WORDやEXCEL等に貼り付けてからお送りください。

  • 昨年入力した情報を確認できますか?

    ログイン後の画面右上の「過去情報を含む」をクリックすると、過去の情報をダウンロードできるようになっております。

  • 差し戻しの理由を教えてください。

    差し戻しになった場合、内容をメールでお知らせします。

 

全般(同等報酬確認)

  • 同等報酬が候補者と同額の日本人職員がいない場合はどうすればよいですか。

    同等報酬の入力画面に出てくる「同等報酬を確認できる書類について」を参照いただき、該当する資料をご提出ください。

  • 賃金台帳を提出しようと思いますが、何月分を送れば良いですか?

    EPA候補者と同等の職務を行っている日本人職員の12月分の賃金台帳※の写しと、EPA 候補者の12月分の賃金台帳の写しをご提出ください。
    ※12月に支払った賃金の台帳ではなく、12月分の労働に対する賃金に係る台帳をご提出ください。
    注1)該当する箇所(同等報酬とわかる箇所)に必ず蛍光ペン等でマークを付けてください。
    注2)日本人の方の氏名は削除してください。

  • 1月1日現在、給与を未支給の候補者がいる場合、同等報酬額を確認できる書類は何を提出すれば良いですか。

    就労開始日が2019年の12月の場合、2020年1月1日現在、給与が未支給、または日割り額で支給されていることがあります。
    給与が未支給の場合は、等級表/俸給表に記載の候補者の基本給額に該当する箇所(同等報酬とわかる箇所)に必ず蛍光ペン等でマークを付けてご提出ください。また、同等の職務を行っている日本人職員の直近の賃金台帳も忘れずにご提出ください。
    日割りの場合は候補者の日割りの賃金台帳※1及び、同等の職務を行っている日本人職員の直近の賃金台帳※2を提出ください。
    ※1日割りの計算式が必ずわかるよう、日割計算式入力欄に記載をお願いいたします。
    ※2日本人職員の賃金台帳の写しについては、就業年数が分かるように入社年月日の入社年のみを残し、氏名などその他の個人が特定できる情報は消してください。

 

厚労省様式(全般)

  • 厚労省様式の入力を行ったのに、入力内容が消えてしまいました。

    厚労省様式の入力画面はいくつかの画面に分かれています。入力内容を一時保存せずに他の画面を開くと、入力画面が消去されます。厚労省様式の項目について入力されましたら、必ずその画面で一時保存をしていただきますようお願いいたします。

 

厚労省様式【1-1】

  • 厚労省様式の要件遵守状況の報告(病院)で、看護の職員数等はいつの情報を反映すれば良いですか?

    1月1日現在の情報を反映ください。

 

厚労省様式【1-1】・【1-2】

  • 候補者番号はどのような番号ですか?

    JICWELSからマッチングの際に候補者に付与された番号です。ご案内メール本文の「候補者番号」をご確認ください。インドネシアはID、フィリピンはPH、ベトナムはVNから始まる7桁の番号です。

 

厚労省様式【1-2】

  • 就業日数はいつからいつの情報を記入すればよいのですか?有休などは含めますか?

    就業開始してから、2020年1月1日までに実際に働いた日数を記入してください(2020年1月1日も含みます)。
    1日のうち1時間でも働いていれば、その日は1日とカウントしてください。
    有休や研修などは含まれません。1日の内、全く働いていない日については、カウントしないでください。

  • 就業日数は2年目、3年目の候補者の場合、いつからになりますか。

    就労開始日からになります。

  • 常勤介護職員にEPA候補者は含みますか。

    含まれません。
    ※合格者は含みます。

 

厚労省様式【1-1】・【1-2】、法務省様式

  • 在留カード番号がわかりません。

    候補者が保持している在留カードの右上に記載されている、アルファベット2文字から始まる番号です。
    例:AB12345678CD

 

厚労省様式【2-1】・【2-2】、法務省様式

  • 研修責任者が変更となりましたが、どのような手続きが必要でしょうか。

    新しい研修責任者の方の証明書等をお送りいただきます。

    看護(※)は、
    ①看護師資格証明の写し及び②職歴証明書

    介護は、
    ①変更後の者の介護福祉士登録証の写し及び②研修責任者職歴証明書又は介護福祉士実習指導者講習会の修了証の写し

    ※※看護の研修責任者は看護部門の教育責任者であること。

 

厚労省様式【3】

  • 昨年の8月から就労を開始した候補者について、「過去1年の月平均支払総額」は、どのように計算すればよいでしょうか?

    支払総額を就労月数で割った数字を記入してください。

    例)8月から就労開始の場合:「過去1年の月平均支払総額」=9~12月の支払総額÷4か月

  • 昨年の12月から就労を開始した候補者について、1月1日現在で給与が支給されていない場合、「過去1年の月平均支払総額」は、どのように記入すればよいでしょうか?

    0円で入力してください。

  • 諸手当の欄を追加後、それを削除したい場合、どうすればよいですか?

    手当の名目および金額を空欄にすると、自動的に削除されます。

  • 手書きで記入または修正してもよいですか?

    入力した内容は統合システム上にも反映されるため、手書きはできません。必ずシステム上で入力が必要です。

 

厚労省様式【3別紙】

  • 同等報酬の「賃金規程」で別紙に記載がある場合はどうすればよいですか?

    「その他」を選択し、「賃金規程 第○条 別紙」のように具体的に記載ください。

 

法務省様式

  • 最寄の入国管理局が分かりません。

    法務省様式のExcelデータを開き、画面右側にあります「地方出入国在留管理局」をご確認ください。

  • 法務省様式の候補者等の「名簿」作成欄の上陸許可年月日がわかりません。

    パスポートにがあります。「許可年月日」の内容をご確認ください。

    例)

     

  • 法務省様式の「受入れ状況等報告書」の「1.雇用契約」について、定期昇給をしている場合、雇用契約の変更とみなしますか。

    みなしません。

  • 法務省様式の押印について、法人印がない場合、理事長印でも良いですか。

    問題ありません。

  • 法務省様式の一括印刷ができません。(「すべての書類を印刷」のボタンを押しても、「このブックでマクロが使用できないか、またはすべてのマクロが無効になっている可能性があります」と表示される)

    「ファイル」のタブを開き、セキュリティの警告が出ているので、マクロを有効にしてください。

  • 在留期限を入力しているのに、エラーになってしまいます。

    在留期限、生年月日等の数字をご入力の際は、必ず2桁にてご入力ください。

    例)6月7日→06月07日

 


お問い合わせ先
公益社団法人国際厚生事業団 受入支援部 定期報告担当
電話:03-6206-1138 Email:houkoku@jicwels.or.jp