適合確認申請方法・提出書類 - 【介護技能実習】訪問系サービス巡回訪問等実施機関

2025年4月1日

1. 適合確認申請手順

要件確認等の流れのうち、「①実習実施者による巡回訪問等実施機関への適合確認申請」は、下記の手順で行っていただくようお願いいたします。

STEP1．実習実施者（又は委託を受けた監理団体）が適合確認申請フォームで必要な情報を申請

下記の適合確認申請フォーム（以下「申請フォーム」という）において必要事項を入力し、申請ください。

- 事業所毎ではなく、法人（実習実施者）単位で申請ください。
- 複数名の実習生受入れを予定されている場合は、複数名分を一つの申請フォームで申請ください。
- 監理団体が実習実施者から委託を受けて申請を取り次ぐ場合は、必ず実習実施者の同意を得た上で、監理団体担当者情報と実習実施者担当者情報の双方を入力し申請してください。（巡回訪問等実施機関より、予告なく実習実施者へ連絡する場合もありますので、必ず事前に実習実施者へ本適合確認申請に関しご説明の上、同意を得て取り次ぎをお願いいたします。）
- 申請フォームでの申請完了後は、自動通知メールが届きます。自動通知メールが届かない場合は申請が完了していない可能性がありますのでご注意ください。

STEP2．実習実施者（又は委託を受けた監理団体）が必要書類を提出

SETP1の申請フォームにおいて申請されたメールアドレス宛に、巡回訪問等実施機関よりメールで必要書類の提出方法（クラウド上の格納先）をご案内いたします。
メールの案内に沿って、巡回訪問等実施機関が指定したクラウド上の格納先へ必要書類をアップロードし、書類のアップロードが完了した旨を巡回訪問等実施機関宛にメールでご一報ください。

- 書類はPDF形式でご提出ください。FAX・郵送・持参での書類のご提出は受け付けておりません。
- 同じ内容の書類が複数名の実習生に対し適用される場合も、実習生毎に対し下記の6点の必要書類（及び任意提出書類）をご提出いただきます。
- SETP1の申請完了後、5営業日以内にSTEP2で記載した巡回訪問等実施機関からメールでの書類提出に関する案内が届かない場合は、恐れ入りますが巡回訪問等実施機関へご一報ください。

STEP3．巡回訪問等実施機関が提出書類を確認

巡回訪問等実施機関において、STEP2で提出された書類を確認し、結果をメールで通知いたします。
追加や修正等が必要な場合は差戻しの旨を通知しますので、差戻しのメール通知を受信された場合は、差戻事項へご対応の上、巡回訪問等実施機関へメールで対応完了をした旨をご一報ください。
特に追加や修正等の必要がなく巡回訪問等実施機関における確認が完了した場合は、その旨をメールで通知いたします。

STEP4．巡回訪問等実施機関が適合確認書を発行

巡回訪問等実施機関での確認が完了後、巡回訪問等実施機関がクラウド上の格納先へ適合確認書を格納し、申請担当者へメールにて通知いたします。クラウド上の格納先から適合確認書をダウンロードのうえ、保存してください。

- 当面の間、巡回訪問等実施機関での審査には時間を要することが予想されます。恐れ入りますが、余裕をもってご申請いただくようお願いいたします。
- 巡回訪問等実施機関より差戻の連絡をした場合、差戻事項へのご対応が完了するまでは、STEP4の適合確認書の発行へ進むことができませんのでご注意ください。
- オンライン上（電子メール含む）での手続きとなります。FAX及び郵送等での受付は行っておりませんのでご了承ください。
- 当該申請にあたり、手数料等の費用は発生いたしません。

2. 適合確認申請書類一覧

≪必ず提出いただくもの≫

No.	書類名	様式番号	様式／添付書類（例）
1	技能実習を行わせる事業所の概要書	介護参考様式第8号	様式：（PDF） / （Word）
2	指定通知書等の写し		指定書サンプル
3	訪問系サービスの要件に係る報告書		様式：（PDF） / （Word）　　記入例
4	キャリアアップ計画（技能実習生の署名入り）		様式：(EXCEL)

※「訪問系サービスの要件に係る報告書」に記載されている内容が確認できる以下の書類の提出も必要。
5	ハラスメントを未然に防止するために作成している対応マニュアルや、ハラスメントが発生した場合の対処方法等のルールが作成・事業所内の共有がされていることが分かる資料
6	緊急時の連絡先や対応フローなどをまとめたマニュアル

≪任意で提出いただくもの≫

No.	書類等（様式任意）
1	技能実習生に対する研修方法－全体の研修プログラム等
2	一定期間、サービス提供責任者等がOJTに同行する等の必要な体制－ OJTの内容等に関して、参考となる資料