外国人職員が最初に日本語面で困るのは「①聞く」ことと「②読む」ことの場合が多いと言われています。
どちらも外国人自身が語彙や文法をある程度覚えないと解決は難しいですが、周りにいる日本人ができる工夫もあります。
まず、「①聞く」困難を減らすためには、周りの日本人が「やさしい日本語で話すことを心掛ける」ことが挙げられます。「やさしい日本語」と言われてもどうすればいいのかわからないという場合は、まずは話す時に「【は】っきり」「【み】じかく」「【さ】いごまで」言うことを意識していただくことをお勧めいたします。「やさしい日本語」に文を直してくれるサービス（伝えるウェブ）や、「やさしい日本語」かどうかをチェックしてくれるサービス（やさ日チェッカー）もございます。
つぎに、「②読む」困難を減らすためには、就労場所の掲示物やマニュアルなどに「フリガナをふる」ことが効果的です。日本の漢字は、複数の読み方があるものがほとんどで、更に人名などでは特別な読み方になるものも少なくありません。フリガナがあって読み方がわかれば、外国人は自力で辞書で調べることができますが、漢字のみでフリガナがない場合は、自分で調べることが非常に難しくなります。外国人職員が読む必要のあるもの、外国人職員に覚えてほしいものなどにはフリガナをふっていただくことをお勧めいたします。