適合確認申請方法・提出書類

2025年4月22日

1. 適合確認申請手順

要件確認等の流れのうち、「受入機関による特定技能協議会への入会申請及び適合確認申請」の流れは、以下3つの状況により異なります。各受入機関の状況に該当する手順をご確認ください。

(1)協議会へ未入会の場合
(2)協議会へ入会済みだが、入会証明書に受け入れる予定の事業所が未登録の場合
(3)協議会へ入会済みで、入会証明書に受け入れる予定の事業所が登録済みの場合

 

※(1)~(3)のいずれかをクリックすると、下記に手順が表示されます。

(1)(2)(3)
Disalbe

(1)協議会へ未入会の場合

STEP1受入機関が、協議会申請システム上でアカウントを取得し、入会申請を行う。

受入機関が、協議会申請システム上で特定技能外国人を受け入れる予定の事業所の情報や提出書類を登録し、入会申請を行います。入会申請の流れは、マニュアル「介護分野における特定技能協議会申請システム受入機関アカウント作成について」をご確認ください。
協議会申請システム掲載ページ: https://www.mhlw.go.jp/stf/newpage_000117702.html#link3

    • 受入機関は、必要に応じて登録支援機関アカウントを作成し、登録支援機関へ操作権限を付与することで手続きを委託することも可能です。詳細は協議会申請システム上のマニュアルP.66以降をご参照ください。
STEP2受入機関(又は委託を受けた登録支援機関)が適合確認申請フォームで必要な情報を申請

下記の適合確認申請フォーム(以下、「申請フォーム」という)において必要事項を入力し、申請ください。

    • STEP2で適合確認申請を行う申請者は、STEP1の申請者と原則同じ者としてください。申請フォームに入力する担当者氏名・電話番号・メールアドレスは、協議会申請システム上の担当者情報と一致させるようにしてください。(STEP1の入会申請とSTEP2の適合確認申請の担当者情報が異なる場合、手続きが円滑に進められなくなる可能性があります。)
    • 事業所毎ではなく、法人(受入機関)単位で申請ください。
    • 複数名の特定技能外国人の受入れを予定されている場合は、複数名分を一つの申請フォームで申請ください。
    • 登録支援機関が受入機関から委託を受けて申請を取り次ぐ場合は、協議会申請システム上で当該登録支援機関のアカウントが作成されている必要があります。また、申請前に、必ず受入機関の同意を得た上で、登録支援機関担当者情報と受入機関担当者情報の双方を入力し申請してください。(協議会事務局より、予告なく受入機関へ連絡する場合もありますので、必ず事前に受入機関へ本適合確認申請に関しご説明の上、同意を得て取り次ぎをお願いいたします。)
    • 申請フォームでの申請完了後は、自動通知メールが届きます。自動通知メールが届かない場合は申請が完了していない可能性がありますのでご注意ください。
STEP3受入機関(又は委託を受けた登録支援機関)が必要書類を提出

SETP2の申請フォームにおいて申請されたメールアドレス宛に、協議会事務局よりメールで必要書類の提出方法(クラウド上の格納先)をご案内いたします。
メールの案内に沿って、協議会事務局が指定したクラウド上 の格納先へ必要書類をアップロードし、書類のアップロードが完了した旨を協議会事務局にメールでご一報ください。

    • 書類はPDF形式でご提出ください。FAX・郵送・持参での書類のご提出は受け付けておりません。
    • 同じ内容の書類が複数名の特定技能外国人に対し適用される場合も、各特定技能外国人につき4点の必要書類(及び任意提出書類)をご提出いただきます。
    • SETP2の申請完了後、5営業日以内 にSTEP3で記載した協議会事務局からメールでの書類提出に関する案内が届かない場合は、恐れ入りますが協議会事務局へご一報ください。
STEP4協議会事務局が提出書類を確認

協議会事務局において、STEP1の入会申請、STEP2~3の適合確認申請で提出された書類を確認し、結果をメールで通知いたします。
追加や修正等が必要な場合は差戻しの旨を通知しますので、差戻しのメール通知を受信された場合は、差戻事項へご対応の上、協議会事務局へメールで対応完了した旨をご一報ください。
特に追加や修正等の必要がなく協議会事務局における確認が完了した場合は、確認完了の旨をメールで通知いたします。
(入会申請と適合確認申請のどちらも不備等がない場合のみ、STEP5へ進みます。どちらか一方に不備がある場合には、STEP4へは進みませんのでご了承ください。)

STEP5協議会事務局が適合確認書及び更新後の入会証明書をそれぞれ発行

協議会事務局が、適合確認書及び入会証明書を発行し、申請担当者へメールにて通知いたします。

    • 適合確認書は、協議会事務局からのメール通知後、クラウド上の格納先からダウンロード可能となります。
    • 入会証明書は、協議会事務局からのメール通知後、協議会申請システムからダウンロード可能となります。

<補足>

  • 協議会事務局から差戻の連絡をした場合、差戻事項へのご対応が完了するまでは、STEP5の適合確認書及び入会証明書の発行へ進むことができませんのでご注意ください。
  • なお、すでに入会証明書に記載された受入事業所で、新たに別の特定技能外国人を訪問系サービスへ従事させる場合は、外国人毎に「適合確認書」の発行が必要となりますのでご留意ください。
  • オンライン上(電子メール含む)での手続きとなります。FAX及び郵送等での受付は行っておりませんのでご了承ください。
  • 当該申請にあたり、手数料等の費用 は発生いたしません。
  • 当面の間、協議会事務局での審査には時間を要することが予想されますので、余裕をもってご申請いただくようお願いいたします。

(2)協議会へ入会済みだが、入会証明書に受け入れる予定の事業所が未登録の場合

STEP1受入機関が、協議会申請システム上で受入事業所情報を追加し、入会証明書の更新申請を行う。

受入機関が、協議会申請システム上で特定技能外国人を受け入れる予定の事業所の情報や提出書類を登録し、入会証明書の更新申請を行います。入会証明書の更新申請の流れは、協議会申請システム上「メニュー」>「ヘルプ・問合せ」に掲載されている「介護分野における特定技能協議会申請システム操作マニュアル」P.52~P.56をご確認ください。
協議会申請システム掲載ページ: https://www.mhlw.go.jp/stf/newpage_000117702.html#link3

STEP2受入機関(又は委託を受けた登録支援機関)が適合確認申請フォームで必要な情報を申請

下記の適合確認申請フォーム(以下、「申請フォーム」という)において必要事項を入力し、申請ください。

    • STEP2で適合確認申請を行う申請者は、STEP1の申請者と原則同じ者としてください。申請フォームに入力する担当者氏名・電話番号・メールアドレスは、協議会申請システム上の担当者情報と一致させるようにしてください。(STEP1の入会申請とSTEP2の適合確認申請の担当者情報が異なる場合、手続きが円滑に進められなくなる可能性があります。)
    • 事業所毎ではなく、法人(受入機関)単位で申請ください。
    • 複数名の特定技能外国人の受入れを予定されている場合は、複数名分を一つの申請フォームで申請ください。
    • 登録支援機関が受入機関から委託を受けて申請を取り次ぐ場合は、協議会申請システム上で当該登録支援機関のアカウントが作成されている必要があります。また、申請前に、必ず受入機関の同意を得た上で、登録支援機関担当者情報と受入機関担当者情報の双方を入力し申請してください。(協議会事務局より、予告なく受入機関へ連絡する場合もありますので、必ず事前に受入機関へ本適合確認申請に関しご説明の上、同意を得て取り次ぎをお願いいたします。)
    • 申請フォームでの申請完了後は、自動通知メールが届きます。自動通知メールが届かない場合は申請が完了していない可能性がありますのでご注意ください。
STEP3受入機関(又は委託を受けた登録支援機関)が必要書類を提出

SETP2の申請フォームにおいて申請されたメールアドレス宛に、協議会事務局よりメールで必要書類の提出方法(クラウド上の格納先)をご案内いたします。
メールの案内に沿って、協議会事務局が指定したクラウド上 の格納先へ必要書類をアップロードし、書類のアップロードが完了した旨を協議会事務局にメールでご一報ください。

    • 書類はPDF形式でご提出ください。FAX・郵送・持参での書類のご提出は受け付けておりません。
    • 同じ内容の書類が複数名の特定技能外国人に対し適用される場合も、各特定技能外国人につき4点の必要書類(及び任意提出書類)をご提出いただきます。
    • SETP2の申請完了後、5営業日以内 にSTEP3で記載した協議会事務局からメールでの書類提出に関する案内が届かない場合は、恐れ入りますが協議会事務局へご一報ください。
STEP4協議会事務局が提出書類を確認

協議会事務局において、STEP1の入会証明書の更新申請、STEP2~3の適合確認申請で提出された書類を確認し、結果をメールで通知いたします。
追加や修正等が必要な場合は差戻しの旨を通知しますので、差戻しのメール通知を受信された場合は、差戻事項へご対応の上、協議会事務局へメールで対応完了をした旨をご一報ください。
特に追加や修正等の必要がなく協議会事務局における確認が完了した場合は、確認完了の旨をメールで通知いたします。
(入会申請と適合確認申請のどちらも不備等がない場合のみ、STEP5へ進みます。どちらか一方に不備がある場合には、STEP4へは進みませんのでご了承ください。)

STEP5協議会事務局が適合確認書及び更新後の入会証明書をそれぞれ発行

協議会事務局が、適合確認書及び更新後の入会証明書を発行し、申請担当者へメールにて通知いたします。

    • 適合確認書は、協議会事務局からのメール通知後、クラウド上の格納先からダウンロード可能となります。
    • 入会証明書は、協議会事務局からのメール通知後、協議会申請システムからダウンロード可能となります。

<補足>

  • 協議会事務局から差戻の連絡をした場合、差戻事項へのご対応が完了するまでは、STEP5の適合確認書及び更新後の入会証明書の発行へ進むことができませんのでご注意ください。
  • なお、すでに入会証明書に記載された受入事業所で、新たに別の特定技能外国人を訪問系サービスへ従事させる場合は、外国人毎に「適合確認書」の発行が必要となりますのでご留意ください。
  • オンライン上(電子メール含む)での手続きとなります。FAX及び郵送等での受付は行っておりませんのでご了承ください。
  • 当該申請にあたり、手数料等の費用 は発生いたしません。
  • 当面の間、協議会事務局での審査には時間を要することが予想されますので、余裕をもってご申請いただくようお願いいたします。

(3)協議会へ入会済みで、入会証明書に受け入れる予定の事業所が登録済みの場合

STEP1受入機関(又は委託を受けた登録支援機関)が適合確認申請フォームで必要な情報を申請

下記の適合確認申請フォーム(以下、「申請フォーム」という)において必要事項を入力し、申請ください。

    • 事業所毎ではなく、法人(受入機関)単位で申請ください。
    • 複数名の特定技能外国人の受入れを予定されている場合は、複数名分を一つの申請フォームで申請ください。
    • 登録支援機関が受入機関から委託を受けて申請を取り次ぐ場合は、協議会申請システム上で当該登録支援機関のアカウントが作成されている必要があります。また、申請前に、必ず受入機関の同意を得た上で、登録支援機関担当者情報と受入機関担当者情報の双方を入力し申請してください。(協議会事務局より、予告なく受入機関へ連絡する場合もありますので、必ず事前に受入機関へ本適合確認申請に関しご説明の上、同意を得て取り次ぎをお願いいたします。)
    • 申請フォームでの申請完了後は、自動通知メールが届きます。自動通知メールが届かない場合は申請が完了していない可能性がありますのでご注意ください。
STEP2受入機関(又は委託を受けた登録支援機関)が必要書類を提出

SETP1の申請フォームにおいて申請されたメールアドレス宛に、協議会事務局よりメールで必要書類の提出方法(クラウド上の格納先)をご案内いたします。
メールの案内に沿って、協議会事務局が指定したクラウド上 の格納先へ必要書類をアップロードし、書類のアップロードが完了した旨を協議会事務局にメールでご一報ください。

    • 書類はPDF形式でご提出ください。FAX・郵送・持参での書類のご提出は受け付けておりません。
    • 同じ内容の書類が複数名の特定技能外国人に対し適用される場合も、各特定技能外国人につき4点の必要書類(及び任意提出書類)をご提出いただきます。
    • SETP1の申請完了後、5営業日以内 にSTEP2で記載した協議会事務局からメールでの書類提出に関する案内が届かない場合は、恐れ入りますが協議会事務局へご一報ください。
STEP3協議会事務局が提出書類を確認

協議会事務局において、STEP2の適合確認申請で提出された書類を確認し、結果をメールで通知いたします。
追加や修正等が必要な場合は差戻しの旨を通知しますので、差戻しのメール通知を受信された場合は、差戻事項へご対応の上、協議会事務局へメールで対応完了をした旨をご一報ください。
特に追加や修正等の必要がなく協議会事務局における確認が完了した場合は、確認完了の旨をメールで通知いたします。

STEP4協議会事務局が適合確認書を発行

協議会事務局が、適合確認書を発行し、申請担当者へメールにて通知いたします。
※適合確認書は、協議会事務局からのメール通知後、クラウド上の格納先からダウンロード可能となります。

<補足>

  • 協議会事務局から差戻の連絡をした場合、差戻事項へのご対応が完了するまでは、STEP4の適合確認書へ進むことができませんのでご注意ください。
  • なお、すでに入会証明書に記載された受入事業所で、新たに別の特定技能外国人を訪問系サービスへ従事させる場合は、外国人毎に「適合確認書」の発行が必要となりますのでご留意ください。
  • オンライン上(電子メール含む)での手続きとなります。FAX及び郵送等での受付は行っておりませんのでご了承ください。
  • 当該申請にあたり、手数料等の費用 は発生いたしません。
  • 当面の間、協議会事務局での審査には時間を要することが予想されますので、余裕をもってご申請いただくようお願いいたします。

 

 

2. 適合確認申請書類一覧

1) 協議会入会申請時/入会証明書の更新時の提出書類<事業所毎>

※下記の書類は、協議会申請システムに事業所情報を登録する際に、協議会申請システム上でアップロードいただきます。
※該当の事業所情報がすでに協議会申請システム上で登録されている場合、再度こちらの書類をいただく必要はありません。

書類名様式番号様式/添付書類(例)
1介護分野における業務を行わせる事業所の概要書分野参考様式
第1-2号
PDF) / (Word
2指定通知書等指定書サンプル

 

2) 適合確認申請時の提出書類<外国人毎>

 ※下記の書類は、適合確認申請フォームで申請後、協議会事務局から指定されたクラウド上に格納し提出いただきます。

≪必ず提出いただくもの≫

書類名様式/添付書類(例)
1訪問系サービスの要件に係る報告書※PDF) / (Word
記入例
2キャリアアップ計画(特定技能外国人の署名入り)様式:(EXCEL)
※「訪問系サービスの要件に係る報告書」に記載されている内容が確認できる以下の書類の提出も必要。
3ハラスメントを未然に防止するために作成している対応マニュアルや、ハラスメントが発生した場合の対処方法等のルールが作成・事業所内の共有がされていることが分かる資料
4緊急時の連絡先や対応フローなどをまとめたマニュアル

 

≪任意で提出いただくもの≫

「訪問系サービスの遵守事項の遵守方法報告書」のうち、下記は任意で提出いただくもの

書類等(様式任意)
1特定技能外国人に対する研修方法-全体の研修プログラム等
2一定期間、サービス提供責任者等がOJTに同行する等の必要な体制 - OJTの内容等に関して、参考となる資料

 


<本件に関するお問合せ先>

介護分野における特定技能協議会事務局
公益社団法人国際厚生事業団(JICWELS) 外国人介護人材支援部
問合せフォーム